Konferenz-Kompass

Beginnen Sie mit der Planung frühzeitig
Beginnen Sie mindestens sechs Monate vor dem Tagungstermin mit der Planung und Buchung von Räumlichkeiten, Referenten, Catering und Unterkünften.

Festlegen von klaren Zielen und Schwerpunkten
Legen Sie klare Ziele und Schwerpunkte für die Tagung fest und teilen Sie diese mit den Teilnehmern. Was möchten Sie mit der Tagung erreichen? Welche Ergebnisse erwarten Sie? Wer ist Ihre Zielgruppe? Wer soll an der Tagung teilnehmen? Diese Fragen helfen Ihnen, den Rahmen Ihrer Tagung zu bestimmen und leiten alle weiteren Entscheidungen.

Zielgruppe definieren
Wer soll an der Tagung teilnehmen? Die Zielgruppe beeinflusst nicht nur das Programm, sondern auch die Wahl des Veranstaltungsortes und des Zeitpunkts.

Budgetplanung
Legen Sie ein Budget fest, das realistisch ist und alle geplanten Ausgaben abdeckt. Ihr Budget bestimmt, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen. Erstellen Sie eine detaillierte Budgetplanung, die alle erwarteten Kosten wie Veranstaltungsort, Catering, Technik, Redner und ggf. Werbung umfasst. Vergessen Sie nicht, auch unvorhergesehene Ausgaben wie z.B. Stornogebühren einzuplanen.

Auswahl der passenden Location
Die Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes ist entscheidend. Wählen Sie eine Location, die den Bedürfnissen der Teilnehmer entspricht und eine angenehme Atmosphäre bietet. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kapazität, Lage, Verfügbarkeit von Dienstleistungen und die Zugänglichkeit des Ortes. Denken Sie auch an Aspekte wie Nachhaltigkeit und das Ambiente des Ortes.

Technische Ausstattung
Stellen Sie sicher, dass die Location über die notwendige technische Ausstattung wie WLAN, Audio- und Videogeräte verfügt.

Sicherheitsüberprüfung
Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitsvorkehrungen für die Tagung getroffen werden. Das umfasst den Zugang zu Erste-Hilfe-Einrichtungen, klare Fluchtwege im Notfall und genügend Sicherheitspersonal.

Gästeliste und Einladungen
Erstellen Sie eine Gästeliste und senden Sie Einladungen frühzeitig, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer genügend Zeit haben, um ihre Teilnahme zu planen. Nutzen Sie ein professionelles Management-Tool für Ihre Gästeliste, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten. Geben Sie alle wichtigen Informationen wie Datum, Ort und Programm an und betonen Sie die Highlights Ihrer Veranstaltung. Vergessen Sie nicht einen klaren Call-to-Action (z.B. "jetzt anmelden" Button) für die Anmeldung.

Registrierung der Teilnehmer
Die Registrierung ist oft der erste Berührungspunkt der Teilnehmer mit Ihrer Tagung und kann den Ton für die gesamte Veranstaltung setzen. Stellen Sie sicher, dass der Prozess einfach, effizient und gut organisiert ist. Erleichtern Sie die Registrierung der Teilnehmer durch Online-Registrierungsformulare. Denken Sie auch über ein digitales Teilnehmermanagement nach. Eine gute Veranstaltungs-Software für Teilnehmermanagement kann Ihre Arbeit einfacher, schneller und effizienter machen. Hier können Sie nachlesen was eine solche Software für Sie leisten kann.

Planung für spezielle Bedürfnisse
Berücksichtigen Sie spezielle Bedürfnisse von Teilnehmern wie barrierefreien Zugang oder Dolmetscherdienste. Informieren Sie sich im Voraus, ob Teilnehmer besondere Bedürfnisse haben, und planen Sie entsprechend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort barrierefrei ist und leicht von Menschen mit eingeschränkter Mobilität erreicht werden kann. Berücksichtigen Sie spezielle diätetische Bedürfnisse bei der Planung des Caterings. Bieten Sie gegebenenfalls eine Übersetzung oder Gebärdensprachdolmetscher für internationale Gäste oder Menschen mit Hörbehinderung an.

Catering
Catering bei Tagungen ist ein wesentlicher Faktor für das Wohlbefinden der Teilnehmer. Vergessen Sie nicht, auf besondere Ernährungsbedürfnisse (egetarismus, Veganismus oder Allergien) Rücksicht zu nehmen und eine vielfältige Auswahl anzubieten. Indem Sie auf ein gesundes und ausgewogenes Catering setzen, schaffen Sie die besten Voraussetzungen dafür, dass Ihre Tagungsteilnehmer aufmerksam, engagiert und zufrieden sind.

Programmgestaltung
Stellen Sie sicher, dass das Programm gut strukturiert und abwechslungsreich ist. Das Programm Ihrer Tagung sollte den Zielen der Veranstaltung entsprechen und die Interessen Ihrer Zielgruppe ansprechen. Es kann Vorträge, Diskussionsrunden, Workshops oder Networking-Veranstaltungen enthalten. Achten Sie darauf, Pausen für Erholung und Networking einzuplanen.

Kommunikation
Offene und regelmäßige Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Tagung. Informieren Sie die Teilnehmer im Voraus über den Ablauf, die Sprecher und wichtige Details. Während der Veranstaltung ist ein direkter und zugänglicher Ansprechpartner wichtig, um Fragen zu klären und Probleme zu lösen.

Vor-Ort-Organisation
Eine gut durchdachte Vor-Ort-Organisation kann den Unterschied zwischen einer durchschnittlichen und einer herausragenden Tagung ausmachen. Stellen Sie sicher, dass alle Materialien und Ausrüstungen, die für die Tagung benötigt werden, rechtzeitig zur Verfügung stehen und dass die Räumlichkeiten gut beschildert sind, damit sich die Teilnehmer problemlos zurechtfinden. Achten Sie auf einen reibungslosen Check-in-Prozess, um Wartezeiten zu minimieren. Ein engagiertes, gut informiertes und leicht erkennbares Organisationsteam vor Ort ist unerlässlich, um Fragen zu beantworten und eventuell auftretende Probleme schnell zu lösen.

Pausen und Erholungsphasen
Planen Sie ausreichend Pausen und Erholungsphasen ein, damit die Teilnehmer sich erholen und entspannen können. Pausen und Erholungsphasen sind ein wichtiger Bestandteil jeder Tagung. Sie geben den Teilnehmern die Möglichkeit, Informationen zu verarbeiten, sich auszutauschen und Energie für die nächsten Programmpunkte zu sammeln. Planen Sie ausreichend Pausen ein und sorgen Sie dafür, dass diese gut organisiert sind. Nutzen Sie die Pausen auch für Netzwerkaktivitäten oder Entspannungsangebote wie kurze Achtsamkeitsübungen. Eine gute Balance zwischen Input und Erholung fördert die Aufmerksamkeit und Zufriedenheit der Teilnehmer.

Networking-Möglichkeiten
Schaffen Sie Möglichkeiten für die Teilnehmer, sich zu vernetzen und zu interagieren. Tagungen sind ideale Orte zum Netzwerken. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Möglichkeiten für Networking bieten, sei es durch geplante Networking-Pausen, interaktive Sitzungen oder spezielle Networking-Veranstaltungen. Hier finden Sie Tipps und Strategien zur Optimierung von Networking-Möglichkeiten.

Sprecher und Referenten
Wählen Sie Sprecher und Referenten aus, die für das Thema der Tagung relevant und kompetent sind. Gute Redner können eine Tagung zum Erfolg führen. Identifizieren Sie Experten oder Branchenführer, die relevante und ansprechende Inhalte für Ihre Zielgruppe liefern können. Buchen Sie diese so früh wie möglich.

Marketing und Kommunikation
Um sicherzustellen, dass Ihre Tagung gut besucht wird, brauchen Sie eine effektive Marketingstrategie. Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie E-Mail, soziale Medien oder Partnerschaften mit relevanten Organisationen. Informieren Sie Ihre Zielgruppe regelmäßig über Updates zur Tagung.

Technologie nutzen
In der heutigen digitalen Welt spielt Technologie eine entscheidende Rolle in der Veranstaltungsplanung. Sie können Teilnehmer-Management-Software nutzen, um Anmeldungen zu verwalten, Zahlungen abzuwickeln, und die Kommunikation mit den Teilnehmern zu erleichtern. Nutzen Sie auch Social-Media-Kanäle und eventuelle Event-Apps zur Verbreitung von Informationen und zur Interaktion mit den Teilnehmern vor, während und nach der Veranstaltung.

Kontingenzplanung
Es ist wichtig, auf unerwartete Situationen vorbereitet zu sein. Sei es eine Änderung des Rednerplans, technische Schwierigkeiten oder sogar schlechtes Wetter, ein guter Kontingenzplan um auf aufkommenden Eventualitäten begegnen zu können, hilft Ihnen dabei, flexibel zu reagieren und die Veranstaltung reibungslos weiterlaufen zu lassen.

Checklisten
Verwenden Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte für die Organisation der Tagung berücksichtigt wurden.

Nachbereitung/ Follow-up
Führen Sie eine Nachbereitung durch, um zu analysieren, was funktioniert hat und was verbessert werden kann. Veröffentichen Sie auch eine Zusammenfassung der Tagung an die Teilnehmer und danken Sie ihnen für ihre Teilnahme. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sich für das Feedback und die Vorschläge zur Verbesserung zu bedanken und um den Teilnehmern auch weitere Ressourcen oder Materialien zur Verfügung zu stellen, die im Zusammenhang mit der Tagung stehen. Durch eine gründliche Planung und Organisation können Sie sicherstellen, dass die Tagung ein Erfolg wird und alle Teilnehmer zufrieden sind.